Welke administratie moet je bewaren en hoe lang?
De Rijksoverheid vermeldt voor gastouders dat je jouw administratie moet bijhouden en minimaal 7 jaar moet bewaren. Ben je ondernemer, dan geldt daarnaast de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
info Wat is het?
Bewaar documenten waarmee achteraf duidelijk is welke opvang je hebt geleverd, hoeveel uren, tegen welk tarief, welke inkomsten je hebt ontvangen en welke zakelijke kosten je hebt gemaakt.
checklist Wat moet ik doen?
In je 7-jaarsarchief horen in ieder geval:
- urenregistraties en maandstaten per kind, inclusief correcties;
- facturen, betaaloverzichten en jaaroverzichten van het gastouderbureau;
- bank- en betaalbewijzen bij opvanginkomsten en zakelijke uitgaven;
- opvangovereenkomsten en tariefafspraken;
- wijzigingen en beëindigingen van overeenkomsten;
- zakelijke kosten en bewijsstukken voor je belastingaangifte;
- boekhouding en fiscale basisgegevens.
Vuistregel: kun je met een document aantonen wat je hebt opgevangen, wat is berekend, wat is betaald of welke zakelijke kosten je maakte? Zet het in je 7-jaarsarchief.
fact_check Wat moet ik kunnen aantonen?
Maak onderscheid tussen "7 jaar bewaren voor administratie/belasting" en "actueel beschikbaar voor kwaliteit en toezicht" (werkplan, RIE, EHBO, scholing). Persoonsgegevens van kinderen vallen niet automatisch onder de 7-jaarsregel — bewaar ze niet langer dan noodzakelijk volgens de AVG.
Wanneer begint die 7 jaar? De Belastingdienst kijkt naar de actualiteitswaarde: zolang een document nog actueel nodig is, loopt de termijn nog niet altijd af. Bewaar lopende stukken zolang ze gelden en daarna nog volgens de bewaartermijn.
Digitaal of op papier? Digitaal mag, zolang stukken leesbaar, volledig en terugvindbaar blijven. Maak een back-up en gebruik duidelijke mappen per jaar en per gezin.
Persoonsgegevens van kinderen: observaties, medicatie-/gezondheidsinformatie en foto's/video's bewaar je niet langer dan noodzakelijk volgens de AVG — niet automatisch 7 jaar.